El artículo 23° de la Ley de Copropiedad establece:

Serán funciones del administrador las que se establezcan en el reglamento de copropiedad y las que específicamente le conceda la asamblea de copropietarios, tales como cuidar los bienes de dominio común; cerciorarse de que la infraestructura de soporte de redes de telecomunicaciones no sea intervenida por terceros con el objeto o efecto de impedir el ingreso de distintos operadores de telecomunicaciones; efectuar los actos necesarios para realizar la certificación de las instalaciones de gas y el mantenimiento y certificación de los ascensores, tanto verticales como inclinados o funiculares, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus instalaciones; ejecutar los actos de administración y conservación y los de carácter urgente sin recabar previamente acuerdo de la asamblea, sin perjuicio de su posterior ratificación; cobrar y recaudar los gastos comunes; velar por la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad inmobiliaria y las del reglamento de copropiedad; representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios, con las facultades del inciso primero del artículo 7º del Código de Procedimiento Civil, en las causas concernientes a la administración y conservación del condominio, sea que se promuevan con cualquiera de ellos o con terceros; citar a reunión de la asamblea; pedir al tribunal competente que aplique los apremios o sanciones que procedan al copropietario u ocupante que infrinja las limitaciones o restricciones que en el uso de su unidad le imponen esta ley, su reglamento y el reglamento de copropiedad.

La obligación de cerciorarse de que la infraestructura de soporte de redes de telecomunicaciones no sea intervenida por terceros con el objeto o efecto de impedir el ingreso de distintos operadores de telecomunicaciones es aplicable tanto al titular del proyecto, durante el período que lo administre, como al administrador elegido por la asamblea de copropietarios. Del incumplimiento de esta obligación se derivará acción para el propietario o arrendatario que resulte afectado por el impedimento, quien podrá demandar la inmediata eliminación del mismo.

El administrador o quien haga sus veces está facultado para requerir a la Superintendencia de Electricidad y Combustibles con objeto de que dicho organismo fiscalice el cumplimiento de la normativa vigente en materia de gas. El administrador podrá encomendar a cualquier persona o entidad autorizada la certificación de las instalaciones de gas de la comunidad, para lo cual deberá notificar por escrito el valor del servicio al Comité de Administración, el que tendrá un plazo de diez días hábiles contados desde la notificación para aceptar lo propuesto o presentar una alternativa distinta. Si, transcurrido este plazo, no se pronunciare, el administrador procederá a contratar la certificación conforme a la propuesta notificada al Comité de Administración. Asimismo, el administrador podrá disponer, previo aviso a dicho Comité, cualquier revisión relativa al gas en los bienes de dominio común o en las unidades que forman parte del condominio, cuando sea dispuesta por la autoridad competente.

El administrador o quien haga sus veces está facultado para contratar la mantención y la certificación de los ascensores, tanto verticales como inclinados o funiculares, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus instalaciones, para lo cual deberá notificar al Comité de Administración conforme al procedimiento establecido en el inciso precedente.

A falta de disposiciones sobre la materia en el reglamento de copropiedad y en el silencio de la asamblea, serán funciones del administrador las señaladas en esta ley y su reglamento.

Todo condominio deberá mantener una cuenta corriente bancaria o una cuenta de ahorro, exclusiva del condominio, sobre la que podrán girar la o las personas que designe la asamblea de copropietarios. Las entidades correspondientes, a requerimiento del administrador o del Comité de Administración, procederán a la apertura de la cuenta a nombre del respectivo condominio, en que se registre el nombre de la o de las personas habilitadas.

El administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión.

Para estos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente.

Si se fijan, la ley dice que serán responsabilidades del administrador las que sean estipuladas en el reglamento de copropiedad y cualesquiera sean asignadas por el comité de administración, por lo que, aunque la ley de seguro da una guía respecto a las funciones mínimas que debe cumplir un administrador, es finalmente el comité el que negocia las funciones con el administrador.

Un buen administrador sabrá entonces sus funciones básicas y propondrá aquellas actividades adicionales que pueda prestar su administración, como factores diferenciadores de su propuesta de valor.

Más sobre Funciones del Administrador de Edificios y Condominios

 

Para asegurar el funcionamiento de una comunidad, ya sea un condominio o un edificio, contar con un buen administrador es vital. Esta persona es quien se encargará de mantener a todos los propietarios en la misma página, logrando así la mejor convivencia posible. Aunque toda comunidad debe contar con uno, muchos desconocen exactamente cuáles son sus funciones.

“Dentro de las funciones más importantes del administrador está el cuidar los bienes de espacio común y velar para que todo funcione bien en la comunidad, como por ejemplo, las mantenciones y reparaciones de maquinarias, portón, iluminación, etc.”, explica Guillermo Márquez, Gerente de Tecnología de Edifito.com.

Es por esto, que nuestra plataforma de administración online realizó un interesante listado con las principales funciones que deben ejercer los administradores, para que así, el comité y quién ejerza la labor de administrador, esté informado sobre los deberes y tareas de este.

Dentro de las principales funciones del administrador de edificios y condominios está:

1. Conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral para poder ejercer su cargo de la forma más correcta posible. De lo contrario, debe tener a alguien que lo asesore en estas materias.
2. Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad. Esto implica, entre otras cosas, ser el responsable de los sueldos y el cobro de los gastos comunes.
3. El Administrador es responsable de la seguridad del condominio. Significa que debe actuar con ciertos protocolos que brinden mayor seguridad a la comunidad.
4. Velar porque los trabajadores del condominio realicen correctamente sus funciones y cumplan con sus responsabilidades.
5. La mantención del condominio. Generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio o edificio no deje de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para esto, se requieren mantenciones preventivas. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cañerías, desagües, incendios, terremotos, etc. Esto implica tener personal y/o proveedores a los cuales llamar y solicitar los arreglos correspondientes.
6. Mantener una buena coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios, de manera que se puedan recoger correctamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su función de acuerdo a esas prioridades. Además, entregar la información lo más completa y clara posible.
7. Rendir cuenta a la comunidad en los tiempos acordados y al término de su relación con esta.
8. Debe tener un manejo cuidadoso de los recursos de la comunidad y hacerlo de forma transparente para que todos puedan saber en que se gastan los recursos.

La Ley de Copropiedad en su artículo 23° identifica en específico las tareas que por ley debe cumplir el administrador. Sin embargo se puede desprender de la misma, que el detalle de acciones que debe cumplir el administrador será definido por el comité de administración y podrá ser o no aceptado por el administrador como parte de la negociación de sus servicios.

¿Quién puede ser administrador?

Puede ser una persona natural o jurídica, que administra con las facultades que disponga el reglamento de Copropiedad. Los únicos que no están facultados para ser administrador, son los miembros del comité de administración. Cualquier otra persona o empresa que cumpla con la experiencia y conocimientos necesarios, puede cumplir este rol.

¿Cómo se nombra al administrador?

El nombramiento del administrador se produce en la asamblea de copropietarios. Debe se constatado en el acta de la asamblea en que se adoptó el acuerdo y reducirse a escritura pública por la persona autorizada para tal efecto, o por cualquier miembro del comité de administración. Además, hay que guardar una copia autorizada en los archivos que maneje la administración de propiedades del edificio. En el caso de no haber administrador, es el presidente del comité de administración quien asume este rol.

¿Cuánto dura el cargo de administrador?

El cargo de administrador dura hasta que la asamblea de copropietarios decida que se acaba el periodo, o hasta que acabe el tiempo que ellos han designado para tal función.

En qué temas no debería involucrarse el administrador:

• Firma de cheques o transferencias.
• El administrador puede aconsejar al comité en sus decisiones, pero no debe intervenir usando ningún mecanismo de presión.

Las principales dificultades de los administradores

• Falta de recursos económicos.
• La falta de conocimiento o falta de compromiso del comité de administración que entorpecen la labor de administración.
• Los propietarios y residentes que no comprenden las implicancias de vivir en un condominio donde deben respetar las normas establecidas en el reglamento de copropiedad.
• La falta de experiencia o de conocimientos del mismo administrador ante algunas situaciones.

Otras dificultades para ejercer sus funciones aparecen  cuando el Comité comienza a ejecutar acciones que debiese hacer el administrador. “Pero lejos, lo más importante es la comunicación que el administrador establezca con el comité. Entonces la función más importante y la más difícil es mantener una buena coordinación y comunicación con el Comité, pero también con todo el condominio”, señala el administrador Gerardo Sfeir.

Las equivocaciones más frecuentes de los administradores

Dentro de los errores más comunes que recaen los administradores, según Sfeir es que “los administradores creen transformarse en el dueño del edificio y que pueden hacer lo que se les antoja, sin embargo, un administrador hace lo que se le indica en Comité. Otros errores comunes  son:

• No llevar en forma ordenada las cuentas de la comunidad y el libro de banco.
• Falta de gestión en la cobranza de los gastos comunes.
• Poca supervisión en terreno.
• Lejanía con los propietarios y residentes, cuando estos necesitan algo no tienen como comunicarse con el administrador.

“El administrador es el brazo ejecutor de lo que el Comité necesita que se haga. Entonces no debería haber ninguna actividad que el administrador no sepa. Gran parte de los errores que se cometen es cuando el Comité toma decisiones en forma directa. La función del Comité es llevar el mando de la organización del condominio, y el administrador es ser ejecutante de las inquietudes del Comité. Entonces el administrador debe estar involucrado en todos los temas de la Comunidad”, señala Sfeir.