El personal del edificio
Al igual que toda organización, el condominio, requerirá de personas para su funcionamiento, las que estarán dispuestas en distintos cargos con sus respectivas responsabilidades y labores, de tal manera que la gestión del condominio se lleve de la mejor manera.
No existe una obligación mínima respecto a los puestos que se deben cubrir en un condominio, por lo tanto será decisión del condominio, a través del comité de administración y apoyado por el administrador, definir el personal necesario para el correcto funcionamiento.
Los cargos más comunes dentro de cualquier condominio son:
- Conserje: El encargado de la operación diaria del condominio, recibir a los visitantes, recibir correspondencia, entre otros. Las funciones del conserje no están definidas por ley pero puedes ver las más comunes en nuestro blog Funciones de los conserjes
- Mayordomo: El mayordomo es un perfil que suele utilizarse cuando hay varios conserjes y tiene una responsabilidad mixta entre supervisar el trabajo de los conserjes y apoyarlos en sus tareas, teniendo comunicación más directa con el administrador.
- Auxiliar de aseo: A cargo de mantener el aseo y orden del condominio.
- Guardias de seguridad: En muchos condominios los conserjes toman el rol de seguridad en una primera instancia, sin embargo, en algunos condominios (especialmente de oficinas y locales comerciales) se contrata personal especializado. Sin embargo muchas veces estos servicios se tercerizan y los guardias no son contratados directamente por la comunidad.
Algunos condominios cuentan con cargos más específicos contratados como por ejemplo, supervisores, jefes de portería, jefes de operaciones, jardineros e incluso administradores contratados como parte del staff, con secretarias y asistentes.
La definición del personal necesario para la operación será entonces una de las funciones del administrador.
Funciones de los Conserjes
Una de las dificultades con las que se encuentran los administradores y comités de administración es poder definir con claridad las funciones de los conserjes que contratarán para sus edificios y condominios.
Trabajar de conserje no es una labor fácil, especialmente cuando no se han especificado sus funciones y responsabilidades. Los conserjes son, entre muchas otras cosas, Los primeros en resguardar la seguridad de un inmueble donde viven cientos de familias, y quienes deben atender los requerimientos de copropietarios o arrendatarios durante su turno laboral. Por lo mismo, cabe mencionar cuáles son las funciones de éstos. “Ellos deben encargarse de que se cumplan las reglas, de traspasar información a la administración, registrar visitas y llevar el manejo cotidiano de la comunidad, logrando así una buena convivencia.
Las funciones de los conserjes, sus responsabilidades y atribuciones, ya que las funciones que desempeña son relevantes para la vida cotidiana de cualquier edificio y condominio.
¿Cuáles son las funciones de los conserjes?
Las funciones de los conserjes serán determinadas por el Comité de Copropietarios o por el Administrador o por ambos en conjunto, pudiendo ser modificadas por los mismos cuando las circunstancias lo requieran.
De todas las posibles funciones de los conserjes, las más comunes son:
- El resguardo y control de acceso al edificio.
- Controlar el buen funcionamiento de los equipos del condominio
- Recibir la correspondencia
- Guiar las visitas de las empresas de mantención
- Registrar a los visitantes y anunciar su llegada
- Controlar los estacionamientos de visitas
- Controlar las cámaras de vigilancia
- Aclarar las consultas de los residentes o derivar tales consultas a la administración
- Registrar los acontecimientos relevantes en el libro de novedades (bitácora)
- Contestar el teléfono de la comunidad
- Responder el citófono con las consultas de los residentes
- Recibir cuentas y facturas, entregar estas a la administración.
- Rescatar, en primera instancia, a las personas si quedan atrapadas en el ascensor.
- Liderar la evacuación y ayudar a los demás en caso de siniestros.
¿Cuáles no son las funciones y responsabilidades de los conserjes?
Hemos indicado las funciones y responsabilidades más comunes, pero ¿Cuáles no son funciones de los conserjes?
Juan Carlos Ortúzar, socio de una empresa de administración de edificios, y administrador de edifito.com, dice en cuanto a la responsabilidad de este rubro, que “por nuestra parte (los conserjes) tienen prohibido entrar a los departamentos y recibir llaves de residentes. Si en algún momento ocurre un hurto o extravío, se tiende a culpar al conserje”.
De esta forma, cuando un residente le pide a un conserje como favor que le guarde las llaves para un familiar, le vaya a comprar el pan o que le haga el aseo del departamento, el conserje tiene el deber de decir que no. Gerardo Sfeir, administrador de Edificios y Condominios, señala en relación a este tema que “a ellos (los conserjes) les corresponde controlar el acceso de las personas al condominio, actividades de aseo, revisar la caldera y las bombas de agua, que todo funcione correctamente y dar aviso a la administración sobre cualquier problema que exista en el recinto”.
En resumen, hacer favores a los residentes no es parte de las funciones de los conserjes.
Funciones que ejercen los conserjes en materia de seguridad dentro del edificio
El conserje es la primera barrera de seguridad en edificios y condominios ya que muchas de las funciones de los conserjes están relacionadas a tareas de vigilancia. El control de acceso, registro de visitas y el manejo de las cámaras de seguridad son algunas de ellas. Por eso es tan importante que los copropietarios y residentes tengan buena disposición a cumplir el reglamento de copropiedad.
El caso de Don José Luis
José Luis de la Puente, es conserje hace 6 años y trabaja en un edificio de la comuna de Ñuñoa. Aquí el describe en sus propias palabras las funciones de los conserjes en cuanto a seguridad y nos da algunos ejemplos:
“A toda persona ajena al edificio se le solicitan los datos de identificación, sea peatón o venga en vehículo. Luego se anuncia la persona al residente y si este último autoriza, se le deja ingresar al edificio”.
“También se hacen paseos de vigilancia en el edificio y cada recorrido dura entre 30 y 40 minutos, aproximadamente. Ahí se revisa la seguridad del edificio, las salidas y los equipos (sala eléctrica o sala de bombas). Además, es importante pasar por cada piso, para chequear sistema de luz, gas y agua.
Agrega que: “El circuito cerrado de cámaras es constantemente observado, ya que ayuda mucho en la seguridad, sobre todo en la noche, con los portones y el acceso vehicular”.
Atribuciones de los conserjes en materia de seguridad
En cuanto a las funciones de los conserjes y sus atribuciones, podemos señalar que:
- Está facultado para negar el ingreso a quien no presente su identificación o no conozca el número del departamento.
- Contactarse con cualquier proveedor para confirmar la identidad del técnico que se está presentando. Pudiendo negar el acceso de no confirmar los datos.
- A solicitar la declaración jurada de mudanza (ex salvoconducto) correspondiente y a llamar a Carabineros en caso de que esta no sea exhibida.
- Llamar a Carabineros y/o seguridad ciudadana en caso de ruidos molestos.
Curso OS10 obligatorio para conserjes y mayordomos
Desde el 2006 existe una normativa que obliga a los conserjes hacer un curso de 32 horas para ejercer como tal, el cual debe ser aprobado por el OS10 de Carabineros y se renueva cada 3 años. La credencial que demuestra la aprobación de este curso debe estar siempre a la vista. Incluso podrá ser solicitada por Carabineros si se realiza una inspección. De no contar con el respaldo de la realización del curso, el edificio se arriesga a fuertes multas. Este curso entrega a los conserjes herramientas fundamentales en materia de seguridad, uso de radios, manejo de cámaras de seguridad, procedimientos de evacuación e incluso como reaccionar frente a un delito.
¿Quién supervisa el trabajo de los conserjes?
En principio, el administrador dentro de sus funciones y el comité administrativo del condominio, conjuntamente, son los encargados de establecer las responsabilidades y remuneraciones, así como de contratar y despedir a los conserjes; por lo tanto son sus jefes inmediatos.
En virtud de lo anterior, cualquier duda, reclamo o sugerencia con respecto a las labores del conserje debe dirigirse al administrador del condominio; quien, según su importancia, tomará las decisiones pertinentes o procederá a realizar una consulta al comité administrativo o a la asamblea general de copropietarios.
Referencia texto: https://www.edifito.com/funciones-de-los-conserjes/
La seguridad en el edificio
La seguridad es un tema fundamental para los copropietarios de un condominio, por eso para el comité y para el administrador es recurrente discutir sobre los próximos pasos en la materia y sobre los planes.
La seguridad no solo implica resguardarse frente a potenciales hechos delictivos, sino también preparar los planes de emergencia y mantener las instalaciones en perfectas condiciones para evitar fallas que podrían generar riesgos.
Para poder mantener la seguridad es necesario que exista comunicación entre los actores del condominio y que se respeten las normas indicadas en el reglamento de copropiedad.
La tecnología también es clave para mantener la seguridad. A medida que vamos avanzando vemos más y más apoyo tecnológico en los condominios, como por ejemplo a través de cámaras de seguridad, sistemas de alarma, apertura de portón a distancia, reconocimiento biométrico en portería, entre otras innovaciones.
Todo lo relacionado a la seguridad implica una inversión de parte del condominio, por lo tanto ser capaces de identificar las necesidades reales de la comunidad y proponer las soluciones que se adecúen a la realidad del condominio es también tarea fundamental del comité de administración con apoyo del administrador.